RS1 vs Excel

Situação 1:

- Precisamos controlar esta nova atividade!

- Ah, não tem problema. Criamos uma planilha no Excel.

Situação 2:

- Preciso de uma estatística comparativa da atividade que começamos a controlar. 

- Ah, não tem problema. Gero um gráfico no Excel.

Situações como estas são muito, muito mas muito comuns nas empresas hoje em dia. De uma hora pra outra uma nova atividade é incluída nos processos da organização e precisa ser acompanhada com registros (principalmente se a empresa tiver um sistema de qualidade certificado) que permitam acompanhar o desempenho da atividade. E realmente o bom e velho Excel (que pra mim foi sem dúvida a maior criação da Microsoft até hoje) se sobressai como ferramenta de controle (situação 1) e de gestão (situação 2), trazendo resultados de forma "fácil" e "rápida". 

Por que coloquei "fácil" e "rápida" entre aspas? Será que foi uma ironia? ... foi!

Se você trabalha a bastante tempo numa organização e pra piorar, o Excel é mais antigo que você na empresa, com certeza você vive a condição de ter que memorizar dúzias e mais dúzias de pastas, sub-pastas, sub-sub-pastas, e pior ainda, relembrar o "padrão" de criação de nomes que você adotou naquela época para salvar seus arquivos, afinal quem nunca salvou seu trabalhos as pressas como "Planilha1.xls" ou então "Temp.xls" que atire a primeira pedra. Além disso o padrão adotado para montagem da planilha, os cálculos e fórmulas utilizadas, além das dúzias de abas que você acaba criando, exigem um pouco mais de esforço da memória. Terror mesmo, é quando nem foi você quem montou a planilha, a qual está parada numa pasta a mais de 2 anos, porém de uma hora pra outra você precisa "revive-la", aí sim, muitas vezes é mais fácil até faze-la do zero novamente. 

Mas e onde o RS1 entra nisso? ...pois bem, durante os 8 primeiros anos em que trabalhei no Grupo Leblon (2000-2008) vivi na pele a realidade que apresentei até aqui, chegamos inclusive a desenvolver com o Edson (colega de longa data) verdadeiros softwares em cima da plataforma do Excel, no intuito de agilizar um pouco o processo de utilização da ferramenta. Porém a partir de 2004 quando o RS1 entrou na empresa, começamos a ensaiar a utilização do RS1 para o controle de atividades que até então iriam parar em planilhas do Excel. Lembro perfeitamente que uma tela que foi liberada já no início do sistema (pois está inserida no módulo de Manutenção o qual foi o primeiro módulo instalado na Leblon) foi a tela de "Coleta para Equipamento", a qual apesar de sua simplicidade (poucos campos) permitiu que aposentássemos muitas e muitas planilhas do Excel. Afinal nesta aplicação passamos a registrar todo e qualquer evento que acontecesse com os veículos, e demais equipamentos e que não valia a pena registrar em Ordens de Execução-OE, em função da tela de OE ser bem mais complexa ou principalmente não permitir colocar um valor específico para o evento coletado. Um exemplo clássico é o teste de Opacidade, feito pelo projeto Despoluir. A vários anos os resultados das coletas (índice de opacidade) são registrados de forma rápida nesta tela e permite acompanhar um histórico da opacidade do veículo, do período, do modelo de veículo, opacidade média por ano de fabricação, por modelo de motor, por estabelecimento, enfim, uma infinidade de combinações que apenas são possíveis em função dos dados estarem junto do cadastro dos veículos (coisa que no Excel já seria bem mais limitado, ou complicado). 

Porém mesmo começando a automatizar alguns controles pelo RS1, o retorno da informação de dentro do sistema sempre foi tecnicamente dificultoso, afinal na maioria das vezes uma simples listagem dos registros emitida pelo próprio RS1 não atendia plenamente nossa necessidade, e como a Radsystem muitas vezes tinha outras prioridades que não nos permitia esperar,  partíamos para a extração dos dados via SQL diretamente do RS1 ao Excel. Este passo nos ajudou muito, agilizou absurdamente a coleta de informações e geração de dados gerenciais menos limitados, além de permitir centralizar ainda mais o controle das informações, reduzir o trabalho com backup de planilhas e permitiu sistematizar ainda mais os controles de acessos aos registros dentro da empresa.  

Mas 2008! Porque usei esta data como referência ali em cima? Porque neste ano o QlikView entrou em nossas (minha + Grupo Leblon) vidas, e com isso a debandada de planilhas do Excel foi enorme, absurda, quase uma aniquilação dentro da empresa. Porém este capítulo vale uma nova publicação a qual farei em breve.

Hoje não atuo mais exclusivamente no Grupo Leblon, porém como prestador de serviços à eles, acompanho que é raro ver alguém utilizando o Excel para alguma coisa dentro da empresa. Afinal, quando a Situação 1: "- Precisamos controlar esta atividade" surge lá dentro da empresa, a primeira coisa que se houve é: "- E onde vamos registrar isso no RS1?!".

Anderson Oberdan

Especializa em Gestão de Informação

Consultor de Transporte Coletivo

O "paradigma" do Inserir, Alterar e Excluir

Desde a primeira vez que sentei em frente a um computador (e já faz um bom tempo) e me foram apresentadas as tela do SICA (Joalco Informática), uma das lembranças mais padronizadas que tenho eram as opções: 1-Incluir, 2-Alterar, 3-Excluir e 4-Consultar. 

De lá (1996) pra cá (2013), vários sistemas já passaram pelas telas dos computadores que trabalhei, até sistemas que desenvolvi (Como o BIM) e que mantiveram este padrão, com pequenas mudanças. São botões com desenhos mais simples ou mais sofisticados, é "novo" no lugar de "Incluir" e por aí vai... porém uma coisa todos eles tem em comum. A necessidade de alguém estar sentado em frente ao computador e pressionar este botão. 

Em meados de 2010 houve em Vitória-ES um congresso de boas práticas em gestão de transporte e trânsito, promovido pela Associação Nacional de Transporte Público - ANTP, com as empresas que foram premiadas pela Associação para que cada uma apresentasse um case de sucesso dentro da empresa. Como representante da Viação Nobel (empresa do Grupo Leblon) me foi designado falar sobre o critério "Informações e Conhecimento" do manual da ANTP. E lá fui eu apresentar de maneira indireta o RS1 perante empresas do Brasil inteiro. Então lembro que abri a apresentação falando sobre a necessidade de serem registradas e controladas informações como a quantidade de copinhos descartáveis utilizados na empresa. E questionei: "Se isto puder ser feito de maneira automatizada, com baixo investimento e traga resultados para a redução de custos na empresa, porque não controlar?". 

Agora depois de algum tempo, juntei as duas situações distintas que citei acima para fazer a seguinte análise.

O Sistema RS1, pelo que venho acompanhando, está crescendo exponencialmente... de tamanho. São telas e mais telas que permitem controlar inclusive os copinhos plásticos descartáveis da cozinha. Porém (vai aqui uma crítica construtiva) a grande maioria das novas telas que vão surgindo trazem o fatídico botão "Novo - Inserir ou Incluir", e o que isto significa? Significa que a empresa precisa dispor de uma pessoa para utilizar esta nova aplicação, e se o tempo desta pessoa custar mais do que o ganho que esta nova aplicação trará, fatalmente a aplicação não será utilizada. 

Imagino que se o RS1 continuar crescendo da forma como está a Radsystem precisa pensar cada vez mais em trocar alguns "Inserir" por "Capturar" - "Importar" - "Ler automaticamente", afinal existem inúmeros dispositivos de entrada automatizados (leitores de impressão digital, RFID, catracas, validadores, etc.) e o RS1 precisa cada vez mais "conversar" com estes dispositivos para que mais atividades sejam controladas com menos interação do usuário, o qual irá se concentrar na análise das informações e direcionamento das decisões. 

Atualmente o sistema já dispõe de uma série de formas de fazer este tipo de controle, porém meu anseio é ver este sistema que vem se aprimorando constantemente, fazer mais coisas "por conta própria" com maior agilidade e precisão. 

Anderson Oberdan

Gestor de Informações de Transporte Coletivo

Onde está o veículo?

Em Curitiba vem sendo implantando o sistema de monitoramento e comunicação dos veículos de transporte coletivo com o CCO - Centro de Controle Operacional da URBS, a qual é responsável pelo planejamento e gestão do sistema integrado de transporte coletivo da capital paranaense e da região metropolitana.

Nesta reportagem da Gazeta do Povo Sistema da URBS “dedura” ônibus atrasados | Vídeos | Gazeta do Povo do dia 10/09/2012 é apresentado de maneira mais detalhada o funcionamento do sistema. 

Porém o que vale ressaltar aqui é que o sistema de rastreamento e comunicação utilizado nos veículos é desenvolvido pela Empresa Curitiba Dataprom e hoje está 100% integrado ao Sistema RS1. Alias, o RS1 está integrado ao Sistema de Rastreamento. E para que isto aconteça foram desenvolvidas novas aplicações dentro do módulo de transporte do sistema.

Estas aplicações fazem o envio automático dos dados das escalas programadas diariamente à URBS, a qual é responsável por "alimentar" as FCV's Eletrônicas dos veículos e com isso monitorar a realização da operação. 

Durante o dia, sempre que um veículo é substituído em operação, o RS1 é responsável por encaminhar os novos dados operacionais ao CCO e manter o sistema de rastreamento sempre atualizado. 

Em São Paulo a Leblon Transporte utiliza um sistema de rastreamento via GPS, desenvolvido especificamente para suas necessidade e que também é 100% integrado ao RS1. E no caso do sistema da Leblon a integração vai além, uma vez as informações operacionais (viagem, motorista, horário, etc) é totalmente extraída do RS1, sem nenhuma interação do motorista com nenhum equipamento além do veículo. Este sistema de rastreamento também está integrado ao computador de bordo dos veículos, consolidando dados de telemetria e rastreamento com as informações operacionais do RS1.

De maneira geral, hoje o Sistema RS1 é responsável pelo planejamento e controle operacional (antes e depois da operação). E os softwares de rastreamento são responsáveis por monitorar a realização do serviço, ou seja, o que está acontecendo durante a operação.

Com tudo isso a cada dia está mais fácil responder o questionamento inicial de: Onde está o veículo?... pergunta esta que interessante tanto as operadoras quanto aos passageiros.

Anderson Oberdan

Gestor de Informações de Transporte Coletivo

Tem uma mensagem para você...

Este é mais um assunto daqueles que talvez poucos usuários do RS1 saibam. De que o sistema conta com um módulo de mensagem eletrônica (tipo correio eletrônico interno).

Esta opção pode ser acessada pela tela principal do RS1 no menu "Ajuda" (não me pergunte por que o acesso está dentro do "Ajuda?"). Eu particularmente acredito que um botão na barra superior da tela principal iria estimular muito mais a utilização deste módulo que testei e funciona perfeitamente, mas que pelo visto não é muito difundido ainda.

As mensagens do RS1 tem 3 características bastante interessantes:
1) Integração ao módulo de "Ocorrências de Qualidade". Neste caso sempre que uma ocorrência de qualidade é editada (incluída ou alterada) o sistema envia automaticamente uma mensagem aos envolvidos na ocorrência. Isto garante o workflow de atividades que são geridas pelas ocorrências de qualidade.

2) Sistema de alerta na tela principal. Assim como outros programas que controlam mensagens de correio eletrônico o RS1 emite alertas na tela quando uma nova mensagem é recebida.

3) Registro de leitura, automático. Sempre que o destinatário da mensagem clicar sobre a mesma (mesmo que não a leia) o sistema registra que o acesso à mensagem foi feito, garantindo assim ao usuário que fez o envio da mensagem, de que a mesma foi vista pelo destinatário.


O principal problema desta aplicação é não trabalhar com as mensagens de e-mail externas, servindo apenas como um correio interno. Sendo que, como desenvolver delphi, sei que é possível 100% de integração com correios externos, assim quando o RS1 conseguir esta funcionalidade tenho certeza que este módulo será utilizado em grande escala pelas empresas pois eliminará a necessidade de programas de terceiros para controle de mensagens eletrônicas.

Pelo sim, pelo não. Na minha opinião vale a pena um pouco de empenho para utiliza-lo.

Anderson Oberdan

Gestor de Informações de Transporte Coletivo

Assistindo a Escala...

Colocando o pessoal operacional para trabalhar.

O módulo de maior destaque do RS1 na minha opinião é sem dúvida o de "Transporte". Neste módulo é possível controlar praticamente todos os processos relacionados ao planejamento, execução, controle e medição do serviço de transporte, seja ele regular ou eventual.

Como se trata de um módulo com inúmeras funcionalidade, não vou me estender muito neste post, o qual tem o objetivo de divulgar um vídeo presente no site da Radsystem e que explicar de maneira geral como funciona o controle de Escala no RS1.

Vídeo extraído do site www.radsystem.com.br
http://www.radsystem.com.br/apresentacao/media/index_player.html

Anderson Oberdan

Gestor de Informações de Transporte Coletivo

Atualizar...

Mas onde está a informação que cadastrei? 

Nada mais comum do que você que usa o RS1 se deparar com situações onde no meio de algum cadastramento (Notas Fiscais, Ocorrências, Ordens de Execução, Pedidos, Escalas, etc.) perceber que falta alguma informação relacionada. Por exemplo: Ao cadastrar uma Nota Fiscal percebe que o transportador ainda não está cadastrado, ou ao cadastrar uma escala percebe que alguma tabela não foi cadastrada.

Deixe de lado um pouquinho a tela que está trabalhando (por exemplo, a de Notas Ficais) e abra a outra tela do cadastro que você está precisando (por exemplo, de Transportador).

Alguns cliques pra cá outros pra lá e o Transportador já pode ser utilizado lá na tela de Nota Fiscal. Porém ao voltar para a tela previamente utilizada, e tentar buscar o registro que acaba de ser cadastrado, ele insiste em não aparecer. Você abre o filtro, escolhe o novo transportador mas ao retornar ao campo ele insiste em aparecer em branco.

Aí você se pergunta: Mas como? Será que fiz alguma coisa errada?

Não. Você fez tudo certo! Porém para o RS1, quando você começou a cadastrar sua Nota Fiscal aquele Transportador ainda não existia, (e volto a dizer que isto vale para qualquer outro cadastramento no sistema) sendo assim você precisa "dizer" ao RS1 que o campo que busca o transportador está "desatualizado".

Para "dizer" isto basta clicar com o botão direito do mouse em cima do campo que insiste em não mostrar a informação, e selecionar a opção "Atualizar".

Pronto, como um passe de mágica sua informação aparecerá e você poderá concluir seu trabalho normalmente. 

O mais interessante nisso é que a opção "Atualizar" serve como garantia para que você "veja" a informação que estará sendo gravada, pois mesmo sem utilizar esta opção, colocando o código do novo transportador, por exemplo, o sistema deixará o campo em branco, mas gravará informação normalmente. 

Porém um clique a mais pode garantir que você não faça nada de errado.

Anderson Oberdan

Gestor de Informações de Transporte Coletivo

Vestígios...

Aqui ficam registrados seus passos ao utilizar o RS1. E não são poucos. 

Geralmente os responsáveis pela administração do sistema configuram o RS1 para que registre o Log de utilização das aplicações com 3 níveis de detalhamento: Acesso, Edição e Detalhada. 

Como os próprios nomes dizem, ao acessar qualquer aplicação, transação ou relatório do RS1 o sistema pode registrar quem fez este acesso (usuário) e quando o fez. Esta definição é feita aplicação por aplicação (tela a tela) e pode ser diferente para cada uma delas. 

Ao definir que o Log (auditoria) será realizada na opção "Edição e Detalhada" além de registrar os acessos à aplicação, o RS1 também registra quais informações foram editadas. 

Porém como inúmeros usuários podem estar acessando inúmeras aplicações e principalmente realizando inúúúúúúmeras operações simultaneamente, vale ressaltar o "peso" que isto trás ao servidor e ao banco de dados da empresa, sendo que encontrar tabelas de Log do RS1 com dezenas de milhões de registros não é nenhum pouco incomum. 

Pensando nisso o Sistema permite que seja feita a limpeza do Log, onde existe na própria aplicação de edição e consulta dos log's, a opção de limpeza. 

O que poucas pessoas sabem é que, diferentes das demais aplicações do RS1, onde ao clicar sobre o botão de exclusão o mesmo já sai apagando as informações, na tela de Log o comportamento é diferenciado. Ao clicar em excluir o sistema abre um Wizard (e esta metodologia de Wizard no sistema também acho genial) o qual antes de apagar o Log irá lhe permitir salvar um arquivo com as informações que estão sendo excluídas. 

Em alguns casos o DBA (administrador de banco de dados) da empresa pode configurar o servidor SQL para que o mesmo realize a tarefa de backup e limpeza do Log como uma tarefa de manutenção agendada no próprio servidor, o que agiliza muito esta operação. 

Independente da forma e das aplicações, o Log do RS1 é uma ferramenta que garante delatar os vilões ou salvar os mocinhos quando o assunto é resgatar o passado e traze-lo a tona. 

Anderson Oberdan

Gestor de Informações de Transporte Coletivo