- Precisamos controlar esta nova atividade!
- Ah, não tem problema. Criamos uma planilha no Excel.
Situação 2:
- Preciso de uma estatística comparativa da atividade que começamos a controlar.
- Ah, não tem problema. Gero um gráfico no Excel.
Situações como estas são muito, muito mas muito comuns nas empresas hoje em dia. De uma hora pra outra uma nova atividade é incluída nos processos da organização e precisa ser acompanhada com registros (principalmente se a empresa tiver um sistema de qualidade certificado) que permitam acompanhar o desempenho da atividade. E realmente o bom e velho Excel (que pra mim foi sem dúvida a maior criação da Microsoft até hoje) se sobressai como ferramenta de controle (situação 1) e de gestão (situação 2), trazendo resultados de forma "fácil" e "rápida".
Por que coloquei "fácil" e "rápida" entre aspas? Será que foi uma ironia? ... foi!
Se você trabalha a bastante tempo numa organização e pra piorar, o Excel é mais antigo que você na empresa, com certeza você vive a condição de ter que memorizar dúzias e mais dúzias de pastas, sub-pastas, sub-sub-pastas, e pior ainda, relembrar o "padrão" de criação de nomes que você adotou naquela época para salvar seus arquivos, afinal quem nunca salvou seu trabalhos as pressas como "Planilha1.xls" ou então "Temp.xls" que atire a primeira pedra. Além disso o padrão adotado para montagem da planilha, os cálculos e fórmulas utilizadas, além das dúzias de abas que você acaba criando, exigem um pouco mais de esforço da memória. Terror mesmo, é quando nem foi você quem montou a planilha, a qual está parada numa pasta a mais de 2 anos, porém de uma hora pra outra você precisa "revive-la", aí sim, muitas vezes é mais fácil até faze-la do zero novamente.
Mas e onde o RS1 entra nisso? ...pois bem, durante os 8 primeiros anos em que trabalhei no Grupo Leblon (2000-2008) vivi na pele a realidade que apresentei até aqui, chegamos inclusive a desenvolver com o Edson (colega de longa data) verdadeiros softwares em cima da plataforma do Excel, no intuito de agilizar um pouco o processo de utilização da ferramenta. Porém a partir de 2004 quando o RS1 entrou na empresa, começamos a ensaiar a utilização do RS1 para o controle de atividades que até então iriam parar em planilhas do Excel. Lembro perfeitamente que uma tela que foi liberada já no início do sistema (pois está inserida no módulo de Manutenção o qual foi o primeiro módulo instalado na Leblon) foi a tela de "Coleta para Equipamento", a qual apesar de sua simplicidade (poucos campos) permitiu que aposentássemos muitas e muitas planilhas do Excel. Afinal nesta aplicação passamos a registrar todo e qualquer evento que acontecesse com os veículos, e demais equipamentos e que não valia a pena registrar em Ordens de Execução-OE, em função da tela de OE ser bem mais complexa ou principalmente não permitir colocar um valor específico para o evento coletado. Um exemplo clássico é o teste de Opacidade, feito pelo projeto Despoluir. A vários anos os resultados das coletas (índice de opacidade) são registrados de forma rápida nesta tela e permite acompanhar um histórico da opacidade do veículo, do período, do modelo de veículo, opacidade média por ano de fabricação, por modelo de motor, por estabelecimento, enfim, uma infinidade de combinações que apenas são possíveis em função dos dados estarem junto do cadastro dos veículos (coisa que no Excel já seria bem mais limitado, ou complicado).
Porém mesmo começando a automatizar alguns controles pelo RS1, o retorno da informação de dentro do sistema sempre foi tecnicamente dificultoso, afinal na maioria das vezes uma simples listagem dos registros emitida pelo próprio RS1 não atendia plenamente nossa necessidade, e como a Radsystem muitas vezes tinha outras prioridades que não nos permitia esperar, partíamos para a extração dos dados via SQL diretamente do RS1 ao Excel. Este passo nos ajudou muito, agilizou absurdamente a coleta de informações e geração de dados gerenciais menos limitados, além de permitir centralizar ainda mais o controle das informações, reduzir o trabalho com backup de planilhas e permitiu sistematizar ainda mais os controles de acessos aos registros dentro da empresa.
Mas 2008! Porque usei esta data como referência ali em cima? Porque neste ano o QlikView entrou em nossas (minha + Grupo Leblon) vidas, e com isso a debandada de planilhas do Excel foi enorme, absurda, quase uma aniquilação dentro da empresa. Porém este capítulo vale uma nova publicação a qual farei em breve.
Hoje não atuo mais exclusivamente no Grupo Leblon, porém como prestador de serviços à eles, acompanho que é raro ver alguém utilizando o Excel para alguma coisa dentro da empresa. Afinal, quando a Situação 1: "- Precisamos controlar esta atividade" surge lá dentro da empresa, a primeira coisa que se houve é: "- E onde vamos registrar isso no RS1?!".
Anderson Oberdan
Especializa em Gestão de Informação
Consultor de Transporte Coletivo
